S’organiser avec le time blocking

Suite à mon article sur ma reconversion professionnelle, vous avez appris que je jongle à présent entre trois activités : un travail à temps partiel, l’agrégation et mon entreprise créative Timbi. Au début, j’ai eu beaucoup de mal à répartir mon temps entre les 3. Par exemple, je me plongeais dans la couture pour préparer un marché ou mes commandes. Mais je délaissais les deux autres activités jusqu’à ce qu’une deadline trop proche vienne me rappeler à l’ordre (et me faire paniquer). D’autres fois à l’inverse, je commençais une tâche, avant de penser à une autre. Je délaissais alors la première pour me plonger dans la seconde et je finissais par me retrouver avec plusieurs choses entamées mais non terminées.

Il fallait donc trouver une organisation pour réussir à combiner au mieux tout ce que je devais faire. En effet, même si j’ai conscience que cette année va me demander un gros investissement personnel (à part le temps que je passe avec Nathan, je n’ai plus vraiment de temps off), je souhaite la vivre sereinement. Mais heureusement, je pense avoir trouvé l’organisation qui me convient ! Son principe est très simple, comme souvent pour les choses qui fonctionnent. Mais j’ai malgré tout dû y réfléchir et me « forcer » à l’appliquer avant de me rendre compte que ça me permettait d’accomplir plus de choses en moins de temps. En d’autres termes, j’ai appris à être efficace ! Et, c’est un peu ce qu’on souhaite tous, non ?

Plusieurs études le montrent : le multi-tasking est contre-productif. Pourtant, nous vivons dans un monde où il devient un mode de vie naturel pour la plupart d’entre nous. Même pour des tâches simples du quotidien, nous avons beaucoup de mal à faire une seule chose à la fois : préparer le repas en regardant une série ou en téléphonant, travailler sur un projet avec sa page Facebook ouverte, etc. Pour être efficace, je me concentre donc sur une seule tâche (qui peut être divisée en sous-tâches) pendant un temps donné. Je fonctionne avec le minuteur de mon téléphone par période d’1h ou 1h30. Au delà, je n’arrive plus à me concentrer et un break est nécessaire. Pendant ce bloc temps, je suis 100% concentrée sur la tâche en question. Je ne me laisse donc pas distraire par mon téléphone ou les réseaux sociaux ni par une autre tâche. J’ai découvert, par la suite, que cette façon de fonctionner avait un nom : le time blocking.

En pratique, le dimanche soir, je liste les tâches à faire durant la semaine qui suit. Je divise les grosses tâches en sous-tâches réalisables en 1h30 maximum (idéalement en 1h). Je détermine ensuite quelles sont celles qui sont urgentes et importantes (selon la matrice d’Eisenhower) pour les placer en début de semaine. J’essaye aussi de prévoir les tâches rebutantes le plus tôt possible car garder ça en tête encombre négativement mon esprit. A côté de ça, je délimite les blocs temps qui sont disponibles pour pouvoir y caser les tâches de la semaine. Il n’y a donc pas de place à l’improvisation dans ma semaine mais, de cette manière, je sais que tout ce qui doit être fait le sera ! Pour réussir à s’organiser de cette façon, il est bien sûr indispensable d’être réaliste par rapport au temps nécessaire pour chaque tâche (quitte à ajuster les semaines qui suivent si on se plante fréquemment).

Je trouve qu’il y a un côté rassurant de savoir toutes les tâches qui seront réalisées dans la semaine. Et, du coup, je ne m’aventure pas dans quelque chose de non indispensable ou non urgent si je n’en ai pas le temps. Vous savez, ces petites choses qu’on a envie de faire et qui nous permettent de reporter ce qu’on doit vraiment faire sans trop culpabiliser ? Le défi maintenant sera de réussir à caser quelques moments off, histoire de tenir le coup jusque Noël (et après). Je compte simplement me bloquer des blocs temps pour cela, dès que j’aurai sorti la tête de l’eau !

Et vous, c’est quoi votre astuce pour vous organiser ?

Des bisous,

Typhanie